Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników korzystających z portalu rolnictwa precyzyjnego Agronom.pl (dalej: „Portal”).
§ 1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Ampol-Merol sp. z o.o. z siedzibą w Wąbrzeźnie, NIP: 878-16-97-424 (dalej: „Administrator” lub „Spółka”).
- Kontakt z Administratorem w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: rodo@ampol-merol.pl oraz adresem korespondencyjnym: Ampol-Merol sp. z o.o., Inspektor Ochrony Danych, ul. Mikołaja z Ryńska 28a, 87-200 Wąbrzeźno.
§ 2. Rola Administratora a rola Podmiotu Przetwarzającego
Z uwagi na specyfikę Portalu, Spółka występuje w dwóch różnych rolach prawnych:
- 1. Jako Administrator Danych: Spółka jest administratorem danych osobowych Użytkowników zakładających Konto (dane rejestracyjne, kontaktowe, logi systemowe, dane o gospodarstwie niezbędne do zawarcia umowy i świadczenia usługi).
- 2. Jako Podmiot Przetwarzający (Procesor): W stosunku do danych wprowadzanych do Portalu przez Użytkownika (Konto "Gospodarstwo"), a dotyczących osób trzecich – w szczególności danych pracowników gospodarstwa (imię, nazwisko, stanowisko, telefon) oraz danych kontrahentów i nabywców na fakturach zintegrowanych z KSeF – administratorem tych danych pozostaje Użytkownik. Spółka przetwarza te dane wyłącznie na polecenie Użytkownika w celu świadczenia usługi udostępnienia przestrzeni dyskowej i funkcjonalności Portalu (na zasadach powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO).
§ 3. Zakres przetwarzanych danych
W ramach funkcjonowania Portalu przetwarzane są następujące kategorie danych:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa gospodarstwa/firmy, adres gospodarstwa/siedziby, numer NIP w przypadku rolników indywidualnych będących czynnym podatnikiem podatku VAT w zakresie działalności rolniczej.
- Dane rolnicze, operacyjne i geolokalizacyjne: dane działek rolnych i granic pól, historia zabiegów agrotechnicznych, dane magazynowe. Ponadto aplikacja w ramach modułu „Rejestr obserwacji” może przetwarzać dane geolokalizacyjne, w tym współrzędne GPS zaszyte w metadanych wgrywanych zdjęć (Portal nie służy do gromadzenia wizerunkówosób trzecich, co szczegółowo określa Regulamin świadczenia usług).
- Dane podatkowe i finansowe: dane pochodzące z faktur VAT (pliki XML z KSeF) obejmujące dane wystawców i nabywców towarów, pozycje faktur oraz kwoty transakcji.
- Dane techniczne i logi: adres IP, identyfikatory urządzeń, pliki cookies, zaszyfrowane hasła, daty rejestracji oraz logi systemowe.
§ 4. Pozyskiwanie danych z innych źródeł (Art. 14 RODO)
Większość danych podawana jest przez Użytkownika bezpośrednio. Jednakże w celu realizacji zaawansowanych usług Portalu, niektóre dane pozyskujemy z zewnętrznych źródeł i rejestrów:
- Główny Urząd Geodezji i Kartografii (GUGiK)/ARiMR: dane katastralne, numery i granice działek ewidencyjnych (poprzez import plików GML/SHP).
- Ministerstwo Finansów (KSeF): pliki XML faktur zakupowych oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) w ramach integracji księgowej.
- Agromonitoring.com: wskaźniki wegetacji NDVI i dane satelitarne dla zdefiniowanych granic działek.
- Systemy Meteoblue/eDWIN: lokalne dane i prognozy pogodowe przypisane do współrzędnych GPS pól Użytkownika.
§ 5. Cele przetwarzania danych
Dane są przetwarzane w celu:
- Świadczenia usług Portalu Agronom.pl drogą elektroniczną (m.in. mapy, ewidencje, NDVI, magazyn).
- Zapewnienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur i zarządzania dokumentacją księgową/podatkową.
- Komunikacji pomiędzy użytkownikami (relacja „Agronom” ↔ „Gospodarstwo”) oraz generowania e-Zaleceń.
- Obsługi reklamacji, zgłoszeń technicznych oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemu.
- Analiz statystycznych, ulepszania i rozwoju usług Portalu.
§ 6. Podstawy prawne przetwarzania
Dane przetwarzane są na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług.
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze lub Użytkowniku (np. wymogi podatkowe KSeF, ewidencja zabiegów PIORiN).
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (zapewnienie bezpieczeństwa, rozwój Portalu, dochodzenie roszczeń).
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Użytkownika (w przypadku działań marketingu bezpośredniego oraz opcjonalnych plików cookies).
§ 7. Odbiorcy i udostępnianie danych
- W ramach funkcjonalności Portalu dane Użytkownika Konta „Gospodarstwo” mogą być udostępniane Użytkownikowi Konta „Agronom” wyłącznie po uprzednim udzieleniu przez Użytkownika wyraźnego upoważnienia za pośrednictwem funkcjonalności Portalu.
- Udostępnienie danych następuje na podstawie decyzji Użytkownika Konta „Gospodarstwo” i stanowi realizację świadomego polecenia w zakresie przetwarzania danych osobowych.
- Administrator udostępnia techniczne narzędzia umożliwiające Użytkownikowi swobodne nadawanie, ograniczanie zakresu oraz cofanie upoważnień do dostępu do danych w czasie rzeczywistym.
- Ponadto, dane mogą być udostępniane podmiotom wspierającym działanie Portalu, w tym:
- a) Dostawcom infrastruktury IT i usług hostingowych.
- b) Wyspecjalizowanym dostawcom usług analitycznych, satelitarnych i meteorologicznych (w zakresie niezbędnym do wygenerowania map NDVI lub prognoz pogody).
- c) Operatorom usług integracyjnych oraz podmiotom publicznym (np. infrastruktura KSeF Ministerstwa Finansów).
- d) Podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 8. Przekazywanie danych poza EOG
- Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
- Przekazywanie danych poza EOG może mieć miejsce wyłącznie w przypadku korzystania przez Administratora lub Podmioty przetwarzające z usług dostawców IT, usług chmurowych lub innych usług cyfrowych, których siedziba lub infrastruktura znajduje się poza EOG, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.
- W takich przypadkach transfer danych odbywa się zgodnie z przepisami RODO (art. 44–49), w szczególności na podstawie:
- a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
- b) standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
- W razie potrzeby stosowane są dodatkowe środki ochrony danych, w szczególności szyfrowanie transmisji oraz ograniczenia dostępu do danych.
- Na żądanie Administratora lub osoby, której dane dotyczą, udostępniane są informacje o stosowanych zabezpieczeniach transferu danych.
§ 9. Okres przechowywania danych (Retencja)
Dane przechowywane są przez następujący okres:
- Dane ogólne konta i upraw (Administrator): przez czas trwania umowy o świadczenie usług. Po usunięciu konta dane są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane, o ile nie istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania wynikający z przepisów prawa.
- Dane fakturowe, operacyjne i informacje wprowadzane do Portalu (Procesor): Spółka przetwarza te dane wyłącznie przez czas trwania umowy powierzenia (istnienia Konta) lub do chwili ich usunięcia przez Użytkownika. Ze względów technologicznych, Spółka ogranicza maksymalny czas retencji danych fakturowych w Portalu do 5 lat od końca roku kalendarzowego rozliczenia. Działanie to ma charakter techniczny (optymalizacja zasobów) i nie zwalnia Użytkownika (jako odrębnego administratora tych danych) z obowiązku ustawowej archiwizacji dokumentacji księgowej we własnym zakresie.
- Zabezpieczenie roszczeń: wybrane dane mogą być przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (do 6 lat).
§ 10. Prawa użytkownika
Zgodnie z RODO, Użytkownik posiada prawo do:
- Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
- Sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych.
- Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – z wyłączeniem sytuacji, gdy ich przechowywanie jest wymagane przepisami prawa. W zakresie danych powierzonych do przetwarzania (KSeF, pracownicy), Użytkownik realizuje to prawo samodzielnie poprzez usunięcie danych z panelu Portalu..
- Ograniczenia przetwarzania.
- Przenoszenia danych do innego administratora.
- Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora.
- Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli stanowiła podstawę przetwarzania).
- Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i Profilowanie
- Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
- Wszelkie dane analityczne wygenerowane w Portalu (kalkulatory, wskaźniki NDVI) mają charakter wyłącznie wspomagający zarządzanie i nie stanowią decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na Użytkownika (w rozumieniu art. 22 RODO).
- W ramach funkcjonowania Portalu może być stosowane profilowanie polegające na analizie danych rolniczych, operacyjnych oraz pogodowych w celu dostosowania funkcjonalności systemu i poprawy jakości usług.
- Profilowanie nie wywołuje skutków prawnych wobec Użytkownika ani nie prowadzi do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.
- Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec profilowania w zakresie, w jakim odbywa się ono na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
§ 12. Cookies i bezpieczeństwo danych
- Portal wykorzystuje pliki cookies do zapewnienia prawidłowego działania systemu, utrzymania sesji oraz w celach analitycznych. Szczegóły określa odrębna Polityka Cookies.
- Administrator wdrożył rygorystyczne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, w tym m.in. szyfrowanie transmisji (protokół TLS), kontrolę dostępu (RoleBased Access Control) oraz szczegółowe logowanie zdarzeń.
§ 13. Postanowienia końcowe
- Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa lub funkcjonalności Portalu.
- O wszelkich zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z odpowiednim wyprzedzeniem